Административно-управленческий персонал — кто это
Разбираем АУП: расшифровка, состав аппарата управления, функции и соотношение управленцев к производственному персоналу с ориентирами по норме.
Когда меня просят сократить издержки, первым под нож почти всегда идёт административно-управленческий персонал — те, кто не стоит у станка и не закрывает сделки, но без кого завод и отдел продаж встанут за неделю. Проблема в том, что мало кто в компании может внятно сказать, кто именно к АУП относится и сколько его должно быть. Разберу состав аппарата управления, его функции и ориентиры по численности, чтобы вы могли посмотреть на своё штатное расписание и понять, где перекос.
Расшифровка АУП и что это значит на предприятии
АУП расшифровывается просто: административно-управленческий персонал. Административно-управленческий персонал — это целая категория персонала: сотрудники, которые управляют процессами и обслуживают управление, а не выпускают продукт. В поиске эту тему часто набирают как «АУП расшифровка персонал» — и ответ ровно такой: это про тех, кто держит управление, а не производство. Слово «аупы» во множественном числе режет слух, но именно так эту категорию порой и называют в отчётах, склоняя от «аупа» до «аупе». Директор, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, юрист, финансист — все они складываются в административно-управленческий аппарат. Административно-управленческий аппарат — это управляющий контур компании, отдельный от производственного.
Единого списка должностей АУП в российских законах нет. Расшифровка АУП как термина закреплена в отдельных документах, но каждая компания вправе составить свой перечень. Одну и ту же должность на одном предприятии относят к АУП, на другом — к производственному персоналу. Главный инженер входит в аппарат управления, а рядовой инженер, который участвует в основной деятельности, — уже нет.
АУП — это те, кто управляет процессом и обслуживает управление, а не производит продукт. Граница проходит по функции, а не по названию должности.
Отсюда первое, что стоит запомнить про АУП: персонал этой группы определяется функцией, а не строчкой в дипломе. Административно-управленческая деятельность — это работа, без которой встанет управление, но которая напрямую не создаёт товар или услугу. Что значит АУП на предприятии на практике: это люди, которые считают деньги, нанимают, защищают компанию юридически и не дают её структуре расползтись.
Кто относится к аппарату управления
Кто относится к аппарату управления в организации — вопрос, на который проще ответить через функции, а не через список фамилий. Ориентир дают два документа. Первый — приказ Минтруда от 14.10.2013 № 535н, где перечислено 65 должностей АУП; правда, он касается только организаций, подведомственных министерству. Второй — Единый квалификационный справочник и статья 57 Трудового кодекса, на которые опираются, когда прописывают трудовую функцию в договоре.
Разложу состав аппарата управления по группам. Так проще понять, кто попадает в категорию, а кто нет.
| Группа | Кто входит |
|---|---|
| Руководство | Директор, его заместители, члены правления, руководители аппаратов |
| Финансы и учёт | Финансовый директор, главный бухгалтер, бухгалтеры, экономисты |
| Кадры | Начальник отдела кадров, специалисты по управлению персоналом, рекрутеры |
| Правовое и договорное сопровождение | Юристы, специалисты по закупкам, договорной отдел |
| Обеспечивающие функции | Документооборот, безопасность, IT-поддержка управления |
Сотрудник АУП в расшифровке этой логики — это работник, чью функцию можно убрать из цеха, и цех продолжит выпускать продукцию, но убрать из управления нельзя. Сотрудники аппарата управления держат на себе то, что не производит товар, но без чего товар не дойдёт до покупателя. Если разложить «сотрудник АУП, расшифровка» на смысл, выходит именно это: человек управляющего контура. Структурное подразделение АУП — бухгалтерия, отдел кадров, юридический отдел, канцелярия — обслуживает всю компанию, а не отдельную производственную линию. От АУП здесь ждут работы на всю организацию сразу, поэтому такой отдел АУП и выносят из производственного контура. Когда спрашивают «подразделение АУП что это», ответ короткий: сервис для всей компании, а не для одного цеха.
Здесь легко ошибиться. Управленческий отдел на бумаге может называться «отделом развития», а по сути заниматься производством. И наоборот: подразделение с производственным названием иногда целиком состоит из административных функций. Смотрите на то, что люди делают, а не на вывеску отдела АУП. Понимание того, кто в компании реально управляет, а кто исполняет, я подробно разбирал в материале про основные функции руководителя в организации — управленческая работа далеко не сводится к раздаче поручений.
Функции административно-управленческого персонала
Административно-управленческие функции сводятся к четырём блокам работы. Сотрудники АУП собирают и обрабатывают управленческую информацию, готовят и принимают решения, распоряжаются ресурсами и налаживают саму систему управления. Звучит абстрактно — переведу на язык рабочих задач.
Финансовый блок: бухгалтерия считает налоги и зарплату, экономисты планируют бюджет, финансист следит за денежным потоком. Работы АУП здесь напрямую не приносят выручку, но без них компания не пройдёт ни одну налоговую проверку. Кадровый блок: подбор, оформление, обучение, расчёт численности. Правовой блок: договоры, суды, проверки, защита интересов компании. Организационный блок: документооборот, регламенты, внутренние процедуры.
Работа АУП не приносит выручку напрямую, но без неё производство теряет ресурсы, время и правовую защиту быстрее, чем кажется на первый взгляд.
Административно-управленческая деятельность — это, по сути, инфраструктура компании. Её не видно, пока она работает. Стоит выключить кадровую службу на месяц — и вы получите просроченные трудовые договоры, а стоит убрать юристов — незакрытые риски по контрактам. Категория персонала АУП оправдывает себя именно тем, что снимает с производственников всё, что не относится к их прямой работе.
Численность АУП и как её считать
Численность АУП — та цифра, вокруг которой ломается больше всего копий. Собственник смотрит на аппарат управления и видит расходы, которые не создают продукт. HR-директор видит функции, которые нельзя отдать на аутсорс без потерь. Правы оба, и рассудить их может только расчёт.
В нормировании труда для этого применяют формулу Розенкранца. Она проверяет, совпадает ли фактическая численность управленческого аппарата с той, что нужна под реальную загрузку. В формулу закладывают количество видов управленческих работ, среднее число действий по каждой и время на одно действие, а затем делят суммарную трудоёмкость на фонд рабочего времени одного сотрудника с поправочными коэффициентами на отдых и дополнительные задачи.
Приведу логику расчёта на условном примере. HR-директор филиала собрал данные тайм-трекерами, посчитал по формуле и получил: под текущую загрузку нужно 29 управленцев, а фактически работают 30. Один человек — сверх нормы. Это не повод немедленно увольнять, но повод разобраться, чем этот человек занят и не размазана ли одна ставка работы на двоих.
Считать численность АУП вручную по Розенкранцу тяжело — нужен сбор данных по каждому виду работ. На практике я советую начинать проще: выписать все административно-управленческие функции, оценить загрузку каждой в часах и сопоставить с числом людей. Там, где на функцию с загрузкой в полставки сидит целый отдел, — первый кандидат на пересмотр. Оценить, справляется ли конкретный сотрудник аппарата управления со своей ролью, помогает и отдельный разговор про компетенции сотрудника и то, как их оценивать: численность и качество — две стороны одной задачи.
Соотношение управленцев и производственного персонала
Соотношение административного и производственного персонала — вопрос без единого правильного ответа, и это первое, что нужно принять. Универсального норматива, который подошёл бы заводу, IT-компании и торговой сети одновременно, не существует. Но есть ориентиры по норме управляемости — сколько подчинённых приходится на одного руководителя.
| Тип работы | Подчинённых на одного управленца |
|---|---|
| Интеллектуальная (разработка, дизайн, маркетинг) | до 5 |
| Устоявшиеся функции (бухгалтерия, кадры, финансы) | около 10 |
| Производство с типовыми операциями | до 15 |
Эти цифры — по данным экспертов SuperJob, и они объясняют, почему нельзя тащить один норматив из отрасли в отрасль. В конструкторском бюро руководитель плотно работает с каждым, и пять человек — потолок. На конвейере с отлаженными операциями один мастер тянет пятнадцать. Соотношение управленцев и производственного персонала в этих двух компаниях будет отличаться в разы — и обе будут правы.
Общая доля АУП в штате тоже гуляет от отрасли к отрасли. [НУЖЕН ФАКТ: типовая доля АУП в штате по отраслям — производство, торговля, услуги, %]. Поэтому я не доверяю разговорам в духе «управленцев должно быть не больше 15 процентов». Правильная доля — та, при которой каждая административная функция загружена и ни одна не дублируется. Смотреть надо не на процент, а на загрузку.
Когда АУП раздут и что с этим делать
Раздутый аппарат управления виден по трём признакам. Первый: согласование простого решения проходит через пять кабинетов, и каждый добавляет свою визу. Второй: две-три должности дублируют друг друга, а спросить результат не с кого — ответственность размазана. Третий: административные расходы растут быстрее выручки, хотя объём производства стоит на месте.
Что с этим делать — по порядку. Сначала выписать функции, а не должности: часто оказывается, что пятеро делают работу троих, просто она нарезана на мелкие куски. Дальше посмотреть на норму управляемости: если у руководителя двое подчинённых на рутинной функции, этот уровень управления лишний. Потом свести дублирующие роли и убрать те согласования, которые ничего не проверяют, а лишь тормозят.
Раздутый аппарат управления узнаётся не по числу людей, а по тому, сколько виз собирает простое решение и с кого можно спросить за результат.
Резать АУП вслепую под план по сокращению — ошибка, которая аукается через квартал. Уберёте единственного кадровика — получите штрафы за трудовые нарушения. Сократите юриста — проиграете первый же спор с контрагентом. Административный аппарат компании раздувается не потому, что людей много, а потому, что функции нарезаны неаккуратно и никто не считал загрузку. Начните со счёта — и увольнять придётся заметно меньше, чем казалось на старте.
